La rotación de personal es una realidad a la que toda empresa, ya sea grande o pequeña, debe enfrentarse. Su impacto a menudo es negativo: un porcentaje de rotación alta provoca que los costos de reclutamiento y selección aumenten, genera inseguridad en los trabajadores, y afecta la experiencia de los clientes.

Aunque la rotación de personal es inevitable, podemos tomar en cuenta las ventajas que aporta y realizar cálculos para anticipar costos. Si quieres garantizar la estabilidad y el éxito de tu empresa, controlar el porcentaje de rotación es fundamental.

La rotación de personal en las empresas ocurre cuando uno o varios trabajadores abandonan sus puestos de trabajo, y se tiene que buscar a otras personas para cubrir esa posición.

Una empresa puede medir el porcentaje de trabajadores que se van de la empresa en un determinado periodo; a este indicador se le llama porcentaje de rotación de personal.

Si bien la rotación de personal es normal, una tasa alta puede indicar problemas más severos con la satisfacción de los trabajadores o la cultura organizacional, lo que podría afectar la decisión de futuros aspirantes y alargar el proceso de reclutamiento y selección, entre otros factores.

Existen dos tipos de rotación de personal:

1. La rotación voluntaria sucede cuando los trabajadores deciden abandonar la empresa por su propia voluntad. El trabajador renuncia, ya sea por motivos personales o profesionales, como aceptar una oferta de empleo en otra organización.
2. La rotación involuntaria ocurre cuando los trabajadores son despedidos o desvinculados de la empresa. En este caso la empresa toma la decisión de que los trabajadores ya no formen parte de la empresa. Esto puede ser debido a incumplimiento de políticas, falta de rendimiento, entre otros.

Conocer los dos tipos nos ayudará a emprender medidas adecuadas para abordar la rotación. Una vez que se determine si es voluntaria o no, es importante hacer un seguimiento de este indicador y comprender las causas que lo generan, para poder dar solución a las causas que hay detrás.

Un trabajador puede decidir abandonar la empresa por cuestiones personales. Sin embargo, los motivos más comunes, y los que llaman más la atención, suelen estar ligados al ambiente de trabajo. Un empleado puede irse por:

• Falta de oportunidades de crecimiento
• Sobrecarga de trabajo
• Mala relación laboral con sus superiores
• Falta de recursos o apoyo
• Ambiente de trabajo tóxico
• Falta de equilibrio entre la vida familiar y laboral
• Insatisfacción con el salario
• Mala cultura organizacional

Comprender el porqué se está dando la rotación puede ayudar a las empresas a tomar acciones que reduzcan o eliminen estas causas. Para conocerlas, puedes identificar los motivos por los cuales se van los trabajadores con una encuesta de alida, con la que obtendrás información de primera mano más detallada.

Cuando la rotación de personal se dispara, ésta puede tener un impacto negativo en la empresa. Algunas de las desventajas más comunes son:

• Incremento de costos: Reclutar, capacitar y desarrollar a un nuevo trabajador requiere tiempo y dinero, especialmente si la rotación del personal es frecuente. También pueden aparecer o incrementar los costos de horas extras por cubrir el puesto que aún queda vacante.
• Pérdida de conocimiento: Cuando los trabajadores con más experiencia deciden irse, pueden llevarse consigo años de conocimiento de la empresa, lo que perjudica la eficiencia y productividad.
• Interrupción del flujo de trabajo: La partida de un trabajador puede interrumpir el flujo de trabajo o retrasar proyectos importantes. Esto pasa cuando el puesto de trabajo es especializado o técnico, por lo que es difícil encontrar a una persona con ese perfil en corto tiempo.
• Daño a la moral de los empleados: La rotación frecuente del personal puede afectar la moral de los trabajadores que se quedan, especialmente si sienten que sus compañeros están dejando la empresa por motivos preocupantes.
• Pérdida de la cultura organizacional: La rotación frecuente del personal puede desestabilizar la cultura organizacional, debilitar los valores y las metas de tu empresa.

La rotación de personal puede llegar a tener graves consecuencias para la empresa, por lo que es importante evaluar cuidadosamente las causas y tomar acciones para reducir su impacto.

Hemos mencionado que la tasa de rotación es un indicador que nos ayuda a anticipar costos y tomar medidas. Para calcular la tasa de rotación, debes contar con esta información:

• Total de trabajadores de la empresa, este puede definirse como a)total de trabajadores a inicio de mes; b)total de trabajadores a fin de mes; o c)el promedio de trabajadores al inicio y final de mes. Se puede tomar cualquiera de los tres datos.
• Cantidad de trabajadores que dejaron la empresa:
  • Cantidad de trabajadores por rotación voluntaria
  • Cantidad de trabajadores por rotación involuntaria

Un error muy común en el cálculo de rotación de personal es incluir a todos los trabajadores que se van, mas no se deben incluir a los trabajadores que no serán reemplazados.

Por ejemplo, en las empresas que gestionan proyectos, los trabajadores dejan la empresa al finalizar el proyecto, y no se tiene necesidad de buscar a alguien nuevo. Tampoco se debe incluir a los trabajadores que se desvinculan por reducción de estructura, ya que no se crea una nueva vacante cuando se van.

La fórmula de la tasa de rotación de personal anual y mensual es:

Las empresas generalmente miden la rotación anual, sin embargo, hay empresas que miden la rotación mensual debido a que su tasa es alta y necesitan información más precisa.

Supongamos que en el mes de marzo la empresa A identificó que tenía 250 trabajadores activos. Finalizando el mes ha identificado que 8 de sus trabajadores renunciaron, 2 trabajadores fueron desvinculados por mal comportamiento, y a 15 trabajadores se los desvinculó por reducción de estructura, ya que la empresa está pasando por un mal momento y no está teniendo las ventas que presupuestó.

El CEO de la empresa A solicitó al departamento de recursos humanos que le entregara la rotación anualizada al mes de marzo.

El departamento de recursos humanos calculó que la rotación anual de la empresa A es del 48%. En este caso podemos interpretar que se espera que la mitad de toda la plantilla de la empresa A rote en el año, es decir, que alrededor de 120 (250 x 48%) trabajadores dejarán la empresa de forma voluntaria o involuntaria.

Para hacer un análisis más profundo, puedes calcular la rotación voluntaria e involuntaria por separado, para identificar qué rotación te está afectando más.

La tasa de rotación te muestra la cantidad de trabajadores que podrían dejar la empresa durante el año. Además, si ya conoces cuánto te cuesta desvincular a una persona, podrás calcular el costo total por mantener ese porcentaje de rotación.

Es importante evaluar cuidadosamente cuáles son los costos relacionados con la rotación de personal, ya que en muchas empresas pueden llegar a tener costos ocultos. Si bien los costos no son los mismos de una empresa a otra, entre los más comunes se encuentran:

• Costos de reclutamiento y selección
• Costos de capacitación o formación al nuevo trabajador
• Costos de la curva de aprendizaje de los nuevos trabajadores
• Costos de pago de horas extras para cubrir la vacante libre
• Costos de desarrollar al nuevo trabajador

La rotación de personal puede ser una inversión a largo plazo en la retención de empleados y la estabilidad de la empresa, por lo que es recomendable evaluar cuidadosamente los costos y tomar acciones para reducir la rotación.

La pregunta inicial que debe realizarse una empresa antes de establecer un objetivo de rotación es: ¿cuánto está dispuesta a pagar por mantener un porcentaje de rotación?

Para definir un objetivo de rotación, es importante considerar hasta qué punto la empresa puede sostener un determinado porcentaje de rotación. Tener un porcentaje de rotación del 50% conlleva un mayor gasto que un porcentaje de rotación del 45%. Quizá la empresa desee alcanzar una rotación anual del 50%, pero esta rotación podría llegar a significar un costo de $500,000USD para la empresa. Si la empresa está dispuesta a pagar esa cantidad, entonces ese es su objetivo.

Antes de establecer tu objetivo, identifica los costos de rotación y haz simulaciones de cuánto gastarías para un porcentaje de rotación A y B. Con estos datos, la empresa podrá definir qué porcentaje de rotación se adecúa más a lo que necesita. Analizar la rotación desde los costos permite a las empresas ver el impacto que ésta tiene en su organización.

Cada empresa es diferente. Aunque los cálculos son los mismos, cada empresa debe definir sus propios objetivos con base en sus necesidades y su presupuesto.

En conclusión, medir la rotación del personal es vital para la empresa: no puedes mejorar algo que no mides. Saber por qué se van tus trabajadores te ayudará a identificar si tienes problemas internos en tu empresa, si debes mejorar tus procesos de recursos humanos, o trabajar con el liderazgo de tus jefes.

La rotación es una realidad inevitable, pero tú decides cómo enfrentar esa realidad. Ahora conoces las estrategias que ayudarán a tus directivos a implementar las medidas necesarias para que la rotación sea una oportunidad y no una carga. Con ella, podrás mejorar los procesos internos, invertir en el desarrollo de tu equipo, y construir un mejor ambiente laboral con el que sus trabajadores se sientan satisfechos.